Hebben jouw werknemers een elektrische auto van de zaak? Dan mag jij als werkgever de bijbehorende kosten vergoeden. Denk hierbij aan de kosten van de laadpaal en de oplaadkosten, maar ook aan kosten voor het aanpassen van de meterkast bij de werknemer thuis en de meter om het verbruik te meten. Dit is mogelijk omdat deze kosten onder de intermediaire kosten voor de auto van de zaak vallen.

Afspraken over de vergoeding

Het is wel belangrijk dat je samen met de werknemer afspraken maakt over hoe deze kosten vergoed worden. De administratieve last van aanschaf- en plaatsingskosten van de laadpaal valt allemaal wel mee, maar je bent wel veel tijd kwijt als de werknemer na iedere oplaadbeurt een declaratie indient. Je kunt dan beter afspreken dat de werknemer iedere maand een declaratie indient.

Maak intermediaire kosten aannemelijk

Het is toegestaan dat de intermediaire kosten deel uitmaken van een onbelaste vaste kostenvergoeding. Houd hierbij rekening met de volgende voorwaarden::
1. Je kunt het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.
2. Je omschrijft elke kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
3. Je geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding opgebouwd is.
4. Je onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de situatie wijzigt.